Dzienniki korespondencyjne

Dziennik korespondencyjny - co to jest?

W przedsiębiorstwach oraz urzędach publicznych duża ilość korespondencji wiąże się z koniecznością stworzenie odpowiedniego obiegu informacji. Zwykle ma on swój początek w sekretariatach, które przyjmują pisma oraz pocztę przychodzącą i rejestrują ją tak, aby po dekretacji mogła zostać rozdysponowana między pracowników odpowiednich działów. Niektóre akta trafiają do segregatorów, jednak w pasjonującym świecie artykułów biurowych z łatwością można znaleźć produkt, który ułatwia przebieg informacji. Jest to dziennik korespondencyjny.
 

Książka korespondencyjna - rodzaje

Odpowiednie rubryki, w które jest wyposażony rejestr korespondencji, pozwolą precyzyjnie odnotować datę wpłynięcia dokumentu do sekretariatu. Ma to ogromne znaczenie, szczególnie w przestrzeni publicznej, gdzie sprawy administracyjne toczą się wedle jasno i precyzyjnie określonych reguł, w których przestrzeganie jest arcyważne. Bieg spraw urzędowych regulowany jest aktami prawnymi, które nadają zasady przestrzegania terminów, a ich złamanie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Nie inaczej sprawa ma się w kwestii przedsiębiorstw.

Dzięki dziennikom korespondencyjnym, w ciągu kilku chwil znajdziemy datę wpływu dokumentu, adres nadawcy i jego dane. Niektóre z dostępnych na rynku ksiąg korespondencji przychodzącej posiadają rubryki, w które można wpisać nadaną sygnaturę, skrócony opis sprawy oraz miejsce do pokwitowania odbioru przez delegowanego do realizacji pracownika.
 

Księga korespondencji przychodzącej

Dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej pozwoli zapanować nad dużą ilością dokumentów oraz ułatwi jasne określenie celu, miejsca oraz stopnia realizacji sprawy. Mimo dużej popularności aplikacji internetowych oraz komputerowych, klasyczne książeczki poczty przychodzącej nadal cieszą się ogromną popularnością z racji łatwości pracy oraz trwałości przechowywanych w nich danych, co ma niebagatelne znaczenie w przypadku instytucji państwowych, które zobligowane są do przechowywania dokumentacji przez określony czas.
 

Rejestr korespondencji wychodzącej

Rejestr korespondencji wychodzącej musi być podzielony w sposób przejrzysty i klarowny. Wszystko po to, by w przypadku absencji osoby za nią odpowiedzialnej każda kolejna persona z łatwością odnalazła poszukiwany zapis.

Z tego tytułu rejestr korespondencji wychodzącej powinien zawierać:

• nr rejestru;
• nr dokumentu;
• dokładna data, kiedy został on wysłany;
• dane i adres odbiorcy;
• informację na temat tego, czego dotyczy pismo;
• miejsce, w którym kopia jest przechowywana.

 

Jak prowadzić dziennik korespondencyjny?

To częste pytanie zadawane podczas różnych szkoleń z tego zakresu. A to, jak prowadzić dziennik korespondencyjny jest tak naprawdę kwestią banalnie prostą. Należy go prowadzić na bieżąco i skrupulatnie. Pominięcie którejkolwiek kwestii skutkuje tak naprawdę wykonaniem pracy po raz drugi. Wszystkie księgi korespondencji przychodzącej można później przechowywać w pudłach archiwizacyjnych. Co istotne, dzienniki te posiadają twarde oprawy. W związku z tym można zaoszczędzić na okładkach!

Wszyscy prowadzący dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej zawsze mogą założyć odpowiedni plik na komputerze pracowniczym, w którym zapisany będzie elektroniczny dziennik korespondencji. W ten prosty sposób oprócz wersji papierowej zawsze dostępna wersja online, do której każdy może mieć dostęp.

Wersję elektroniczną dobrze jest też raz na jakiś czas drukować, choćby celem tymczasowego przechowania na wszelki wypadek. Jeśli firma, czy też biuro danej osoby nie jest w posiadaniu kartoteki, zawsze można poratować się klipsami archiwizacyjnymi.
 

Ile kosztuje dziennik korespondencyjny - cena w sklepie online

Ceny dzienników korespondencyjnych różnią się w zależności od wielkości poszukiwanej przez klienta. W hurtowni artykułów biurowych Biurfan wszyscy wiedzą, jak istotne są to artykuły w każdym przedsiębiorstwie, jak i urzędzie. Niezwykle istotnym jest również to, jak są później przechowywane. W tym celu nie tylko dla książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej, lecz także teczek rozwijany jest asortyment w dziedzinie archiwizacji dokumentów.

Szeroka oferta hurtowni artykułów biurowych obejmuje liczne elementy wyposażenia biura, jak i wszelkiej maści papiery do druku, czy też dyplomy. To wszystko celem tego, by zarówno placówki publiczne, jak i przedsiębiorstwa oraz klienci detaliczni mogli zaspokoić swoje potrzeby biurowe.